¿Cuál es la responsabilidad de los administradores ante la falta de depósito de Cuentas Anuales?

A la hora de identificar la responsabilidad de los administradores frente a las Cuentas Anuales, siempre surgen dudas. Es de sobra conocido que, en la hoja registral que le asigna el Registro Mercantil a cada sociedad desde su inscripción inicial, se han de inscribir todos aquellos actos y contratos relativos a la empresa. Sirva de ejemplo la anotación de la legalización de todos los libros que obligatoriamente deben llevar los empresarios o el depósito de las cuentas anuales, todo ello con arreglo a lo dispuesto en el Código de Comercio y las leyes que le son de aplicación, estando los asientos del Registro bajo la salvaguarda de los tribunales y produciendo sus efectos frente a terceros mientras no se inscriba la declaración judicial de su inexactitud o nulidad.

Pero, ¿y qué papel juegan los administradores de las empresas? ¿qué sucede si no se procede a dichas anotaciones? ¿tiene consecuencias, por ejemplo, el no depósito de Cuentas Anuales? Los administradores de las sociedades, tienen el deber general de diligencia que les obliga a desempeñar su cargo y cumplir con los deberes impuestos por las leyes y los estatutos con la diligencia de un ordenado empresario.

¿Qué obligación tienen los administradores respecto a las Cuentas Anuales?

Así las cosas, con respecto a las cuentas anuales los administradores tienen el deber de:

• Formular las cuentas anuales, en el plazo máximo de tres meses contados a partir del cierre del ejercicio social (art. 253 LSC).
• Convocar de la junta general que haya de aprobar las cuentas anuales (art. 272 LSC), en su caso.
• Presentar para su depósito en el Registro Mercantil dentro del mes siguiente a la aprobación de las cuentas anuales, certificación de los acuerdos de la junta de socios sobre la aprobación de las mismas (art. 279 LSC).

¿Y qué sucede si no deposita las Cuentas Anuales?

El incumplimiento por el órgano de administración de la obligación de depositar las CCAA en el Registro Mercantil dentro del plazo establecido, dará lugar a el cierre de la hoja registral de la sociedad, sanciones, derivándose responsabilidad al administrador.

Cierre de la hoja registral

Es más, transcurrido un año desde la fecha del cierre del ejercicio social sin que se haya practicado en el Registro el depósito de las cuentas anuales debidamente aprobadas, el Registrador Mercantil no inscribirá ningún documento presentado con posterioridad a aquella fecha, hasta que, con carácter previo, se practique el depósito, a excepción de los títulos relativos al cese o dimisión de administradores, gerentes, directores generales o liquidadores, y a la revocación o renuncia de poderes, así como a la disolución de la sociedad y al nombramiento de liquidadores y a los asientos ordenados por la autoridad judicial o administrativa.

Sanciones

El cierre de la hoja registral como consecuencia de la falta de depósito de las cuentas anuales, dará lugar a la imposición a la sociedad de una multa por importe de 1.200 a 60.000 euros por el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas (ICAC), previa instrucción del expediente conforme al procedimiento establecido reglamentariamente.

Responsabilidad de los administradores

Los administradores de derecho o de hecho como tales responderán frente a la sociedad, frente a los socios y frente a los acreedores sociales, del daño que causen por actos u omisiones contrarios a la Ley o a los estatutos o por los realizados incumpliendo los deberes inherentes al desempeño del cargo, siempre y cuando haya intervenido dolo o culpa.

Así pues, el incumplimiento por parte del órgano de administración de la obligación de presentar las cuentas anuales para su depósito en el Registro Mercantil dentro del plazo establecido, en la medida en que como consecuencia de ello se origine un daño para la sociedad o un perjuicio a terceros, podrá derivar en una responsabilidad de carácter solidario para el administrador por no desempeñar el cargo con la diligencia exigida por la normativa mercantil.

Cómo evitar el cierre de la hoja registral por la falta de depósito de las cuentas anuales

Para evitar el rigor del artículo 378.1 del Reglamento del Registro Mercantil, si las cuentas anuales no se hubieran depositado por no estar aprobadas por la Junta general, no procederá el cierre registral ni la responsabilidad de los administradores derivada de este hecho siempre que se acredite esta circunstancia mediante certificación del órgano de administración con firmas legitimadas o por medio del acta notarial de la junta general en la que conste la causa de no aprobación de las cuentas anuales.

Para impedir el cierre, la certificación o la copia del acta deberá presentarse en el Registro Mercantil antes de que transcurra el año desde el cierre del ejercicio, debiendo justificarse la permanencia de esta situación cada seis meses por alguno de dichos medios.