¿Cómo proteger los secretos de una empresa?
Gemma Viudas Bernabeu
Numerosos clientes están orgullosos de su “know how», sus conocimientos específicos, su manera de trabajar, que son característicos de su empresa, y que no quieren que nadie se los copie. Nos vienen preguntando: ¿Cómo evitar estas copias? ¿Cómo protegerlos?
El paso previo es estar seguro de en qué consiste ese “Know how» específico, que les hace diferentes de las empresas de la competencia; y estar seguro que tiene un valor económico.
La Ley de Secretos Empresariales protege la confidencialidad de la información empresarial que tiene valor económico y se mantiene en secreto por la empresa. Esta Ley establece que se considera secreto empresarial la información que: (1) Tenga valor empresarial y económico; (2) No sea de dominio público; (3) Haya sido protegida debidamente.
Por tanto, cualquier empresa debería tomar medidas de protección de su “know how», si quiere que la competencia no se lo copie.
I.- DELIMITAR CLARAMENTE QUE SON LOS SECRETOS EMPRESARIALES
1.- Fijar qué es el secreto empresarial de forma fehaciente
Hecho esto, el primer paso, en la protección de un secreto empresarial es “fijar”, dejar claro en qué consiste. El sistema habitual es un “depósito notarial”.
Los creadores / propietarios del secreto levantan un acta notarial, a la que incorporan un documento (o un c.d. o similar), explicando:
– En qué consiste el secreto empresarial
– Para qué sirve
– Cómo funciona
– Quién lo ha creado
– Quién es su propietario y cómo lo ha adquirido
– Por qué es secreto
– Por qué tiene un valor económico
– Cómo se protege
2. Documentar y evaluar la información y adoptar medidas para gestionar los riesgos
El siguiente paso es documentar: dejar constancia de los secretos comerciales en un registro interno.
A continuación, se deberían evaluar los riesgos que se derivan de la sustracción o copia de esos secretos. ¿Qué departamentos están más expuestos a filtraciones?
Conviene adoptar medidas adicionales para proteger a los departamentos cruciales para su supervivencia.
II.- MEDIDAS DE PROTECCIÓN EFECTIVAS Y PRÁCTICAS
3.- Implantar procedimientos internos, dentro de la empresa, para proteger los secretos empresariales.
Además, conviene establecer un sistema interno, definiendo:
– Cómo se protege el secreto empresarial internamente
– Quién tiene acceso al secreto (personas o cargos concretos)
– Las medidas de protección, para que no acceda cualquier empleado, sólo el que tiene una causa concreta para acceder.
– El sistema de control de los accesos.
– El control de la documentación y la obligación de devolverla, cuando no la usen.
4. Crear procedimientos para la cadena de suministro. Contratos
Puede que los actores externos, como socios de empresas conjuntas, proveedores, distribuidores o agentes, incluso clientes, tengan acceso a los secretos comerciales con fines de fabricación, desarrollo de productos u otras colaboraciones.
Estos actores externos podrían apropiarse de los secretos empresariales. Es crucial tener procedimientos, para proteger los activos confidenciales, ante intromisiones de estos externos, o mal uso de los mismos.
Los contratos de no competencia / confidencialidad / no divulgación con actores externos pueden ser una protección razonable.
5. Formación a los empleados y proveedores
Finalmente, la formación es esencial para que empleados y externos sepan qué se espera de ellos cuando tengan que manipular esa información.
