Nuevas reglas para la facturación digital: Especificaciones y plazos del Reglamento Veri*Factu

El Real Decreto 1007/2023 introdujo el Reglamento Veri*Factu, estableciendo los requisitos de los sistemas de facturación digital para asegurar la transparencia, inalterabilidad y trazabilidad de las operaciones. Con la entrada en vigor de esta Orden HAC/1177/2024, el 29 de octubre de 2024, se ha dado inicio a la implementación definitiva de estas medidas, clarificando los detalles técnicos y funcionales que deben cumplir los sistemas informáticos de facturación en España.

Plazos de Implementación

La orden ministerial establece diferentes plazos para la adaptación:

• Empresas y profesionales: Los sistemas de facturación adaptados deben estar operativos antes del 1 de julio de 2025.
• Productores y comercializadores de software: Tienen hasta el 29 de julio de 2025 para adaptar sus productos. En el caso de contratos de mantenimiento plurianuales firmados antes de esa fecha, los sistemas deberán estar listos antes del 1 de julio de 2025.
• Servicio de recepción en la AEAT: La Agencia Tributaria habilitará un servicio para recibir facturas emitidas por los «Sistemas de emisión de facturas verificables» en el plazo máximo de nueve meses desde la entrada en vigor de la orden, es decir, para el 29 de julio de 2025.

Especificaciones técnicas y funcionales

El Reglamento Veri*Factu y la Orden HAC/1177/2024 exigen que los sistemas de facturación digital incluyan los siguientes elementos:

• Código QR: Obligatorio para las facturas generadas en sistemas digitales. Este código debe cumplir con las normas ISO/IEC 18004 y tener un tamaño visible de entre 30 x 30 y 40 x 40 mm.
• Etiqueta de verificación: Las facturas electrónicas deberán incluir la frase «Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT» o «VERI*FACTU», cuando la información sea remitida automáticamente a la Agencia Tributaria.
• Declaración responsable: Cada sistema de facturación deberá presentar una «Declaración Responsable» en la que el fabricante o distribuidor certifique que cumple con los requisitos de Veri*Factu y LGT, accesible para el cliente y la AEAT.

Elementos de Seguridad en la Facturación

Para evitar manipulaciones posteriores de las facturas, los sistemas deben garantizar:

• Huella Digital o «Hash»: Esta herramienta cifra la factura y asegura su integridad.
• Firma Electrónica: Es obligatoria para autenticar la autoría de las facturas, aunque los sistemas Veri*Factu que envíen automáticamente las facturas a la AEAT estarán exentos de este requisito.

Obligaciones para los diferentes contribuyentes

El reglamento es de aplicación obligatoria a:

• Contribuyentes del IS, salvo entidades exentas.
• Contribuyentes del IRPF que desarrollen actividades económicas.
• Contribuyentes del IRNR con establecimiento permanente en España.
• Entidades en régimen de atribución de rentas que desarrollen actividades económicas.

Además, los sistemas informáticos de facturación deben cumplir los mismos estándares para cada contribuyente, con la posibilidad de que estos registros se remitan de manera voluntaria a la AEAT.

Exclusiones del Reglamento Veri*Factu

No todas las operaciones están sujetas a estos requisitos. Se excluyen:

• Operaciones bajo el régimen de agricultura, ganadería y pesca del IVA, donde se considera suficiente el recibo en lugar de la factura.
• Operaciones exceptuadas en el Reglamento de Facturación como las realizadas en el régimen especial del recargo de equivalencia o simplificado del IVA.
• Operaciones realizadas a través de establecimientos permanentes en el extranjero.
• Distribución de energía eléctrica y facturación realizada por la Comisión Nacional de Energía.

Estas exclusiones abarcan situaciones en las que la emisión de una factura no es necesaria, a menos que existan acuerdos específicos con la AEAT para evitar complicaciones en ciertas industrias.

Fiscalización y control de la AEAT

Para asegurar el cumplimiento, la Agencia Tributaria podrá realizar auditorías en las instalaciones donde se utilicen los sistemas de facturación. En estos casos, se autoriza:

• Acceso completo a los sistemas: La AEAT podrá revisar registros de facturación y de eventos, así como copias de seguridad.
• Acceso a información crítica: Podrá requerir contraseñas y claves de seguridad para consultar los datos de facturación.
• Exigencia de declaración responsable: Los fabricantes deben guardar la declaración para cada versión del sistema, garantizando que está disponible tanto para el cliente como para la administración en caso de ser solicitada.

Opciones para los sistemas de emisión de facturas verificables

Los obligados tributarios pueden elegir entre:

• Sistemas Informáticos Veri*Factu: Los contribuyentes que opten por remitir electrónicamente y de forma automática todos sus registros de facturación a la AEAT cumplirán los requisitos técnicos por diseño. Estos sistemas permiten una remisión continua y segura, y no requieren la firma electrónica.
• Aplicación de Facturación de la AEAT: Alternativamente, la administración ofrece su propia aplicación, adecuada para aquellos contribuyentes que prefieren expedir sus facturas a través de un sistema aprobado.

Para los sistemas Veri*Factu, el inicio de su uso será automático y debe mantenerse hasta finalizar el año natural en el que se inicie la remisión de registros. La renuncia a este sistema requiere completar un campo en los mensajes de remisión indicando la fecha de finalización.

Publicación de especificaciones adicionales en la AEAT

Dada la complejidad técnica de la Orden HAC/1177/2024, la AEAT publicará información adicional en su sede electrónica para facilitar el cumplimiento. Esto incluirá detalles sobre la remisión voluntaria de registros, la generación de la huella digital, los requisitos del código QR y el formato de firma electrónica.

Para cualquier consulta relacionada con este tema, no dude en contactarnos en el 900 649 344 o bien en el correo info@etl.es. Nuestros expertos de ETL GLOBAL podrán ofrecerle el mejor asesoramiento.