Guía para constituir una sociedad en España y sus obligaciones societarias

Constituir una sociedad mercantil en España es un proceso con múltiples pasos legales que los emprendedores deben seguir cuidadosamente. Además, una vez creada la empresa, existen obligaciones societarias recurrentes que asegurarán el correcto cumplimiento normativo (presentación de cuentas, libros oficiales, etc.). A continuación, ofrecemos una guía divulgativa pero técnica sobre cómo crear una sociedad en España (especialmente Sociedad Limitada o Sociedad Anónima) y cuáles son sus principales obligaciones societarias posteriores.

Pasos para constituir una sociedad en España

Para fundar una empresa en forma de sociedad en España, se deben seguir en orden general los siguientes pasos:

1. Certificación de denominación social: Solicitar al Registro Mercantil Central el certificado de denominación social para reservar el nombre de la sociedad. Una vez expedido, el nombre queda reservado por 6 meses.
2. Obtención de NIF/NIE de socios y administradores: Conseguir el Número de Identificación Fiscal (NIF) para cada socio o administrador extranjero que sea persona jurídica, y el Número de Identificación de Extranjero (NIE) para cada socio/administrador extranjero persona física. Esto puede hacerse presencialmente, en consulados españoles, o mediante representante (poder notarial).
3. Solicitud de NIF provisional de la sociedad: Tramitar ante la Agencia Tributaria un NIF provisional para la nueva sociedad (mediante el modelo 036).
4. Apertura de cuenta bancaria y desembolso de capital: Abrir una cuenta bancaria a nombre de la futura sociedad y depositar el capital social exigido. En España, el capital mínimo depende del tipo de sociedad:
   • Sociedad de Responsabilidad Limitada (SL): capital mínimo 1 €, que por ley debe estar totalmente desembolsado al constituirse. En la práctica sigue siendo habitual constituir la SL con 3.000 € de capital.
   • Sociedad Anónima (SA): capital mínimo 60.000 €, del cual al menos el 25% debe aportarse en el momento de la constitución.

El banco emitirá un certificado del depósito del capital, necesario para la escritura notarial.

5. Otorgamiento de la escritura pública de constitución: Comparecer ante notario para firmar la escritura de constitución de la sociedad. En la escritura se incluyen los estatutos sociales (reglas de funcionamiento y gobierno de la empresa) y se detalla la identidad de los socios fundadores, el capital aportado y el nombramiento y aceptación de los administradores iniciales.
6. Declaración de titular real: En el mismo acto notarial (o en escritura separada) se debe realizar la declaración de titularidad real de la sociedad, identificando a la(s) persona(s) física(s) que son los beneficiarios últimos de la empresa. Este documento de titular real es obligatorio en la constitución.
7. Inscripción en el Registro Mercantil: Presentar la escritura de constitución para su inscripción registral en el Registro Mercantil de la provincia correspondiente al domicilio social.

Tras la calificación registral, la sociedad quedará inscrita; este proceso puede demorar hasta 30 días hábiles. (Nota: durante este tiempo, la sociedad existe legalmente desde la firma de la escritura, pero sus actos pueden quedar condicionados a la inscripción).

8. Obtención de NIF definitivo: Una vez inscrita la sociedad, se solicita ante Hacienda el NIF definitivo (actualizando el modelo 036) para reemplazar el provisional.
9. Habilitación de la cuenta bancaria: Con la sociedad ya inscrita, el banco procede a desbloquear o activar la cuenta y los fondos depositados. Los administradores, presentando la escritura inscrita, podrán operar plenamente la cuenta a nombre de la sociedad.
10. Declaración de inversión extranjera (modelo D1A): Si entre los socios hay inversión extranjera (por ejemplo, socios no residentes o capital proveniente del extranjero), tras la constitución se debe notificar la inversión en el Registro de Inversiones Extranjeras del Ministerio de Industria, Comercio y Turismo. Esto se realiza mediante el formulario D1-A en el plazo legal establecido.
11. Legalización de libros societarios: La sociedad debe legalizar ante el Registro Mercantil sus libros sociales obligatorios – como el libro de actas y el libro registro de socios (o de acciones nominativas) – generalmente en formato electrónico. La primera legalización debe hacerse tras la constitución y posteriormente se legalizan anualmente los libros de cada ejercicio. (Véase más adelante cuáles son estos libros obligatorios.)
12. Alta censal y en la Seguridad Social: Finalmente, antes de comenzar la actividad, la empresa debe darse de alta en las obligaciones fiscales y laborales correspondientes. Esto incluye: alta en Hacienda (modelos censales, IVA, Impuesto de Sociedades) y alta en la Seguridad Social (como empleador) si va a tener trabajadores o si los administradores van a cotizar en régimen de autónomos societarios

Obligaciones societarias tras la constitución

Con la empresa ya creada, los administradores y socios deben cumplir una serie of obligaciones periódicas para mantener la sociedad al día conforme a la legislación española. Las principales obligaciones societarias son:

• Formulación y aprobación de cuentas anuales: Cada año, al cierre del ejercicio social, los administradores deben formular las cuentas anuales de la empresa dentro de los primeros tres meses del nuevo ejercicio (por ejemplo, a más tardar el 31 de marzo si el ejercicio coincide con el año natural).
  Posteriormente, las cuentas anuales deben ser aprobadas por la junta general de socios/accionistas dentro de los seis primeros meses del ejercicio (antes del 30 de junio si el ejercicio es anual).
  Una vez aprobadas, las cuentas anuales se presentan en el Registro Mercantil para su depósito dentro del mes siguiente a su aprobación (normalmente, julio). Esto garantiza la publicidad de los resultados y situación financiera de la sociedad.

• Libros oficiales y actas: Cada ejercicio la sociedad debe legalizar los libros oficiales en el Registro Mercantil.
  Esto incluye el libro de actas de juntas y del consejo, el libro registro de socios (en SL) o de acciones nominativas (en SA), y en su caso el libro de contratos con el socio único. La legalización suele realizarse antes de abril (cuatro meses desde cierre del ejercicio) para los libros del año anterior.
  Además, es obligatorio reflejar en actas las decisiones tomadas por los órganos sociales (juntas de socios y consejo de administración) y conservar dichas actas legalizadas.

• Identificación del titular real: Junto con el depósito anual de cuentas, la sociedad debe identificar al titular real (beneficiario último) en el Registro Mercantil mediante una declaración formal.
  Esta obligación, introducida por normativa de prevención de blanqueo de capitales, implica actualizar la información sobre los propietarios efectivos de la sociedad cada año o cuando haya cambios significativos en la estructura de propiedad.

• Reuniones societarias y gobierno corporativo: Si la sociedad tiene un Consejo de Administración, aunque la ley no fija una periodicidad exacta para sus reuniones, es buena práctica celebrar reuniones periódicas (trimestrales) para supervisar la marcha de la empresa.
  De hecho, en muchas sociedades se establecen estatutariamente reuniones trimestrales del consejo (lo que en un año natural correspondería a reuniones en torno a los meses 3, 6, 9 y 12).
  Por su parte, la Junta General ordinaria de socios o accionistas debe reunirse al menos una vez al año para aprobar las cuentas y la gestión, y puede convocarse extraordinariamente cuando sea necesario para otros asuntos.

• Auditoría de cuentas: No todas las empresas están obligadas a auditar sus cuentas anuales. En España, solo será obligatoria la auditoría si la sociedad supera durante dos ejercicios consecutivos al menos dos de los siguientes tres límites:
  • Activo total superior a 2.850.000 €;
  • Cifra anual de negocios superior a 5.700.000 €
  • Número medio de empleados superior a 50.
    
    Las sociedades que no alcancen esos umbrales pueden funcionar sin auditor externo, salvo que voluntariamente los socios acuerden nombrarlo. (Por ejemplo, una startup típica inicialmente no requerirá auditoría obligatoria hasta crecer por encima de esos criterios.)

• Obligaciones fiscales y laborales continuas: Una vez activa, la empresa deberá presentar sus impuestos periódicos (IVA trimestral, retenciones, pagos a cuenta del Impuesto de Sociedades, etc.) y cumplir con las obligaciones laborales si tiene empleados (cotizaciones a la Seguridad Social, retenciones de IRPF de salarios, prevención de riesgos, etc.).
  También debe llevar la contabilidad al día y formular las cuentas anuales mencionadas anteriormente para cada ejercicio.

• Otras obligaciones legales: Ciertas operaciones societarias o cambios (por ejemplo, modificaciones estatutarias, ampliaciones de capital, cambios de administradores, etc.) deberán inscribirse en el Registro Mercantil correspondiente mediante escritura pública.
  Además, si la sociedad recibe inversión extranjera significativa adicional o sus socios extranjeros varían, puede ser necesario notificar de nuevo al Registro de Inversiones Extranjeras esos cambios. Mantener la información registral actualizada (domicilio social, administradores, apoderados, etc.) es responsabilidad de la sociedad.

Preguntas frecuentes y consideraciones adicionales

A continuación, abordamos algunas dudas frecuentes y aspectos clave sobre las sociedades en España, de interés para empresarios y emprendedores:

• Ejercicio económico de la empresa: En España el ejercicio social estándar va del 1 de enero al 31 de diciembre, salvo que los estatutos dispongan otra cosa (es posible fijar un ejercicio distinto mediante pacto estatutario).
• Órgano de administración (gobierno de la sociedad): La gestión de la sociedad puede organizarse de diferentes formas.
  La Ley permite optar por un administrador único, por varios administradores solidarios (cada uno con facultades plenas por separado) o administradores mancomunados (que deben actuar conjuntamente dos o más), o bien por un Consejo de Administración (órgano colegiado con al menos 3 miembros).
  Los estatutos pueden incluso prever varias modalidades y permitir a la junta general elegir la estructura de administración sin necesidad de reformar los estatutos.

• Libros sociales obligatorios: Además de la contabilidad, toda sociedad debe llevar y legalizar los siguientes libros corporativos: el Libro de Actas (donde se recogen las actas de las juntas y, si existe, del consejo), el Libro Registro de Socios (para SL) o Libro Registro de Acciones Nominativas (para SA), y en caso de sociedad unipersonal, el Libro de contratos del socio único. Estos libros se legalizan anualmente en el Registro Mercantil, como ya se indicó.
• Mayorías para la toma de decisiones: En los Consejos de Administración, los acuerdos se adoptan por mayoría de los miembros asistentes (presentes o representados), salvo disposiciones especiales en estatutos.
  En las Juntas Generales de una SL o SA, la regla general es que los acuerdos se aprueban por mayoría de votos; no obstante, la Ley de Sociedades de Capital exige un quórum mínimo (por ejemplo, que la mayoría represente al menos un tercio del capital social) y prevé mayorías cualificadas para acuerdos relevantes (p.ej. modificaciones estatutarias importantes, aumentos de capital, etc.).

• Comunicaciones con las administraciones públicas: La mayoría de las notificaciones oficiales a la empresa (p. ej. de Hacienda, Seguridad Social, tribunales, etc.) se realizarán de forma electrónica. Las sociedades están dadas de alta en la Dirección Electrónica Habilitada Única (DEHú), un buzón digital donde llegan comunicaciones telemáticas de las administraciones.
  Es importante que los administradores revisen periódicamente este buzón o configuren avisos, pues las notificaciones electrónicas tienen validez legal. Algunas notificaciones podrían llegar por correo postal al domicilio social, pero cada vez más todo se canaliza digitalmente

• Domicilio social en España: La sociedad debe tener domicilio social en territorio español. No es posible inscribir una sociedad con domicilio fuera de España; de hecho, todas las empresas deben fijar en estatutos una dirección en España que será su sede legal.
  Este domicilio determina, entre otras cosas, el Registro Mercantil donde se inscribe la empresa y la oficina tributaria correspondiente.

• Necesidad de socio o administrador local: No se exige por ley que los socios o administradores tengan nacionalidad española ni residencia en España. Es decir, una sociedad española puede estar participada y administrada íntegramente por extranjeros no residentes sin problema legal.
  Eso sí, cuando todos los administradores viven fuera, suele ser aconsejable contar con algún representante en España para agilizar trámites (por ejemplo, otorgar poderes a un gestor para recibir notificaciones o elevar acuerdos a público ante notario).

• ¿Son públicos los nombres de los socios? En general, la identidad de los socios o accionistas no es información pública accesible a cualquiera.
• En las sociedades limitadas, el Registro Mercantil no publica la lista de socios (solo se refleja en el libro registro interno de la sociedad).
  En las sociedades anónimas, la titularidad de acciones al portador no es nominalmente pública.
  Excepción: si la sociedad es unipersonal (un solo socio), esa condición sí se inscribe en el Registro Mercantil, incluyendo el nombre del socio único. Por tanto, en ese caso cualquier interesado puede saber quién es el propietario único. Fuera de ese supuesto, los datos de socios se consideran privados, aunque las autoridades pueden requerirlos y existen obligaciones de transparencia sobre titulares reales (ver siguiente punto).

• Declaración del titular real (UBO): Como ya mencionamos, las sociedades están obligadas a declarar quién es su beneficiario efectivo o titular real. Esta información se recoge en una escritura pública depositada en el Registro Mercantil.
  Aunque dicha información no es pública para terceros (solo accesible por autoridades y fedatarios), es obligatorio mantenerla actualizada. En la práctica, se presenta la declaración de titular real al constituir la empresa y se vuelve a presentar cuando hay cambios significativos en la estructura de propiedad, además de confirmarse anualmente al depositar las cuentas. Esto garantiza que las autoridades puedan conocer la cadena de titularidad real de las empresas españolas.

Constituir una sociedad en España conlleva una serie de trámites iniciales y obligaciones periódicas que, aunque pueden parecer complejos, están bien definidos por la normativa. Siguiendo esta guía, los emprendedores pueden tener un panorama claro de lo que implica crear y mantener una empresa en regla. Es aconsejable contar con apoyo profesional (abogados, asesores fiscales) durante el proceso para asegurar el cumplimiento de todos los requisitos legales.

Con la sociedad debidamente constituida y administrada, los empresarios pueden centrarse en el desarrollo de su negocio sabiendo que la estructura jurídica está sólida y cumple con la ley.

Francisco Fiol, abogado de ETL GLOBAL España